Data protection information
for customers/suppliers

Data protection information of Akiem Holding - Akiem SAS – mgw Service SAS for customers/suppliers

With this information, we give you an overview of the processing of personal data within our business relationship.

 

  1. Who is responsible for the processing of your data and to whom can you address regarding the subject of data protection?

 

Akiem Holding & Akiem SAS

Direction Générale : Fabien ROCHEFORT

Eurosquare 1, 151-161,

boulevard Victor Hugo CS 60001,

FR-93452 Saint-Ouen Cedex,

Email : info@akiem.com

 

 

mgw Service SAS

Direction générale : Michael Lautenbach/Jörg Althöfer

2, avenue de l’Énergie

FR-67800 Bischheim

E-mail : info@akiem-technik.com

 

 

If you have any questions about this privacy policy, you can contact our data protection officer:

 

 

Mr. Damien COUMERT – SOFRADEC

153 Boulevard Haussmann

75008 PARIS

E-Mail: DPO@akiem.com

 

 

 

  1. Where does your data come from and what kind of data is processed?

 

As a personal date in accordance with the legal definition of Art. 4 sec. 1 GDPR we understand any information relating to an identified or identifiable natural person.

 

The processing of personal data involves any operation, such as collecting, storing, organizing, structuring, using, disclosing by transmitting, linking and deleting such data.

 

Particularly, we process data that we receive directly from you in the context of the business relationship and that is necessary for communication and contract processing. This includes in particular:

 

  • Business legitimation and contact details (e.g. first and last name of the contact person, business address, e-mail address, telephone number)
  • Order and sales data (e.g. account, IBAN, customer number)
  • Documentation data to prove communication during the business relationship
  • Other socio-demographic characteristics (e.g. occupation/branch)
  • Tax data (e.g. tax number, VAT identification and EORI number for the purpose of processing the order and fulfilling legal obligations, in particular to the tax authorities)
  • Call records (as part of the use of our service hotline)

 

In addition, data on third parties are collected and processed by us, as well as from publicly available sources, in particular debtor directories, commercial registers, information agencies.

 

The data categories collected regularly from third parties and from public sources are, in particular:

 

  • The name and business address of the directors and shareholders as far as can be seen from the commercial registers.

 

Even in cases where personal data is collected from third parties and not from you, you are generally entitled to complain to the supervisory authority.

 

  1. What is your data used for and on what legal basis?

 

The data processing is always carried out in accordance with the provisions of data protection law in order to fulfil first of all the contractual and legal obligations in the provision of the respective services and contract services. In addition, we use data from the initiation and processing of contracts also for analyses and product optimizations within the framework of legitimate interests.

 

  1. If you give your consent to the processing of personal data for specific purposes (e.g. disclosure of data to third parties), the legality of the processing follows according to Art. 6 sec. 1 p. 1 a) GDPR. Consent can be revoked at any time with effect for the future. However, the revocation of consent does not affect the legality of the data processed up to the revocation or the further processing based on another legal basis.

 

  1. In order to fulfil contractual obligations and to implement pre-contractual measures carried out on request in accordance with Article 6 (1) p. 1 b) GDPR.

 

  1. Data processing is often based on a legal obligation within the meaning of Article 6 (1) p. 1 (c) GDPR. This includes, for example, the legal requirements of the general tax code.

 

  1. Insofar as it is necessary from our point of view, we process your personal data in accordance with Art. 6 sec. 1 p. 1 f) GDPR also beyond the actual fulfilment of the contractual obligations in order to safeguard our legitimate interests or the interests of third parties. However, this will only take place if our interests prevail after weighing up with your (possible) conflicting interests. As a rule, we act on the basis of our own economic interests.

 

 

Our legitimate interests for the processing of your personal data are in particular:

 

  • Execution of credit checks at credit reporting agencies
  • Collection of receivables, also in the context of assignments of debt collection companies.
  • Obtaining extracts from the commercial register
  • Recording of service calls via the general Akiem technik service hotline for training and verification purposes
  • Advertising and marketing

 

 

 

 

  1. Will your data be shared?

 

Within our company, only those bodies that absolutely need the data to perform their duties get access to the data, such as the responsible technician, dispatcher and managing director. Furthermore, our service providers and vicarious agents receive personal data for the aforementioned processing purposes, if they maintain confidentiality and the transfer of data is also based on one of the above-mentioned legal bases. We commission service providers partly temporarily, partly long-term for IT services, maintenance services, suppliers, logistics, printing services, telecommunications, sales, marketing, etc. In all cases, the service providers and vicarious agents receive only the data that is absolutely necessary for the provision of individual tasks. In addition, these service providers and vicarious agents are obliged to strictly respect data protection and confidentiality with regard to the personal data they receive from us.

 

As for an internationally operating company, data can also be transmitted to our parent companies and subsidiaries as part of our business relationship. This concerns in particular accounting and tax issues. The pure company name, without specifying the contact person and his contact details, is passed on to our parent and subsidiary and sister companies of the Akiem Group for statistical reasons and for the purpose of customer communication.

 

If we exceptionally disclose personal data to service providers outside the European Economic Area (EEA) in the context of our business relationship, the transfer will only take place in general if an adequate level of data protection has been confirmed by the EU Commission or if other adequate data protection guarantees (e.g. binding internal data protection regulations or agreement of the standard contractual clauses of the EU Commission) are in place.

 

 

  1. How long will your data be stored?

 

As soon as your data is no longer needed for the fulfilment of contractual legal and process-internal processing purposes, it will be deleted, unless you have given your consent for further storage or we have a legitimate interest in (further) storage.

As a rule, however, we are obliged to retain personal data for commercial and tax-related reasons beyond the end of the contractual relationship. Depending on the type of document, the period is up to six years or up to ten years. Reference is made to the relevant laws, in particular article  L110-4  of the French Commercial Code.

 

Insofar as we require data and documents with personal reference as evidence for the assertion, exercise or control of legal claims, these are held by us depending on the respective limitation periods, whereby we restrict the processing for other purposes. This also applies, for example, to the assertion and processing of warranty and service claims (max. 30 years), which you submit to us and in this context we process your data (contact person, company and relevant invoice/delivery). The legal basis for these processing operations is Art. 6 Abs. 1 lit. GDPR.

 

 

  1. What rights do you have against Akiem Holding – Akiem SAS – mgw Service SAS?

 

With regard to the processing of your and your  employees’ personal data,  you  have a wide range of rights, in particular the right to  information about the personal data stored by us (Art. 15 GDPR),  correction  (Art. 16 GDPR),  deletion  (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR), data portability  (Art. 20 GDPR) and  opposition to processing (Art. 21 GDPR), in particular in the case of direct advertising.

 

In addition, you have the right to complain to the competent data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR), to which we expressly refer. The supervisory authority responsible for our operations can be contacted at the following address:

 

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 place de Fontenoy

TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Contact : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

 

These indications correspond to the legal status of 25 November 2020. We reserve the right to adapt our privacy policy to changes in regulations or jurisdiction.

 

 

 

Informations à l’usage des clients et des fournisseurs sur la protection des données - Akiem Holding - Akiem SAS - mgw Service SAS

Par les présentes, nous vous informons de la manière dont nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre de notre relation commerciale.

 

  1. Qui est responsable du traitement et quels sont vos interlocuteurs en matière de protection des données ?

 

 

Akiem Holding & Akiem SAS

Direction Générale : Fabien ROCHEFORT

Eurosquare 1, 151-161,

boulevard Victor Hugo CS 60001,

FR-93452 Saint-Ouen Cedex,

Email : info@akiem.com

 

 

 

mgw Service SAS

Direction générale : Michael Lautenbach/Jörg Althöfer

2, avenue de l’Énergie

FR-67800 Bischheim

E-mail : info@akiem-technik.com

 

 

Pour toute question relative à la présente politique, vous êtes invités à vous adresser à notre délégué à la protection des données :

 

 

Mr. Damien COUMERT – SOFRADEC

153 Boulevard Haussmann

75008 PARIS

E-Mail: DPO@akiem.com

 

 

 

2.  D’où proviennent vos données et quelles données font l’objet d’un traitement ?

 

Par données à caractère personnel, nous entendons, conformément à la définition figurant à l’article 4, paragraphe 1 du règlement général sur la protection des données (RGPD), toutes les informations se rapportant à des personnes physiques identifiées ou identifiables.

 

Le traitement de données à caractère personnel désigne toute opération appliquée à des données à caractère personnel, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, l’utilisation, la communication par transmission, l’interconnexion ou l’effacement.

 

Nous traitons avant tout les données qui nous sont directement communiquées par vous dans le cadre de notre relation commerciale et qui sont indispensables à son déroulement (communication et exécution du contrat). Il s’agit notamment :

 

  • de coordonnées et de pièces justifiant de l’existence de votre entreprise (ex. nom et prénom de l’interlocuteur, adresse professionnelle, adresse mail, numéro de téléphone) ;
  • informations de gestion (ex. RIB, IBAN, référence client) ;
  • documentation permettant de démontrer l’existence d’une communication dans le cadre de la relation commerciale ;
  • autres informations socio-professionnelles (ex. métier/secteur d’activité) ;
  • renseignements fiscaux (ex. numéro fiscal, numéro de TVA et numéro EORI à des fins d’exécution de la mission et de respect des obligations légales, notamment vis-à-vis de l’administration fiscale) ;
  • enregistrement des appels téléphoniques (dans le cadre du recours à notre service client).

Nous traitons également des données collectées auprès de tiers, ainsi que des données issues de sources publiquement accessibles, en particulier registres de débiteurs, registres de commerce et agences de notation.

 

Parmi les catégories de données régulièrement collectées auprès de tiers et de sources publiques, on pourra citer :

 

  • le nom et l’adresse professionnelle des dirigeants et actionnaires, tels qu’ils figurent sur les registres de commerce ;
  • des renseignements relatifs à la solvabilité, tels que les scores des agences de notation ou l’inscription (ou non) sur un registre d’insolvabilité ou de débiteurs ;
  • il peut en outre parfois arriver que nous collections d’autres informations, généralement à caractère professionnel, mais aussi à caractère personnel, se rapportant à vous-même, à vos collaborateurs ou à des tiers, informations que nous ne collectons pas en temps normal, mais qu’il peut nous sembler pertinent de stocker en fonction de la situation.

 

Pour plus d’informations, notamment en ce qui concerne les données à caractère personnel reçues de tiers ou transmises à des tiers (agences de notation, par exemple), nos interlocuteurs, dont les coordonnées figurent ci-dessus, sont à votre disposition. Y compris dans les cas où les données à caractère personnel nous sont transmises par des tiers et non par vous-même, vous disposez d’un droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

 

 

3.  À quoi servent vos données et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?

 

Le traitement se fait systématiquement dans le respect des dispositions du droit sur la protection des données, pour remplir avant tout les obligations contractuelles et légales liées à la fourniture des différents services et prestations. En outre, nous utilisons les données issues de l’élaboration et de l’exécution des contrats pour procéder à une analyse des besoins et à des améliorations produit dans le cadre de nos intérêts légitimes.

 

  1. Si vous donnez votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques (ex. transfert de données à des tiers), la licéité du traitement est assurée en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait ou un traitement ultérieur reposant sur un autre fondement juridique.

 

  1. Le traitement peut être nécessaire au respect de nos obligations contractuelles et à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

 

  1. Le traitement des données repose souvent sur une obligation légale au sens de l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.

 

  1. Au-delà du simple respect de nos obligations contractuelles et dans la mesure où nous l’estimons nécessaire, nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de nos intérêts légitimes ou d’intérêts de tiers, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Cela n’est le cas que lorsque nos intérêts prévalent à l’issue de la mise en balance avec vos intérêts (éventuellement) opposés. En principe, nous agissons selon nos propres intérêts économiques.

Voici une liste non exhaustive de nos intérêts légitimes justifiant le traitement de vos données à caractère personnel :

 

  • exécution de contrôles de solvabilité auprès des agences de notation ;
  • recouvrement des créances, y compris dans le cadre du recours à un cabinet de recouvrement ;
  • obtention d’extraits du registre de commerce ;
  • enregistrement d’appels de service auprès du numéro d’assistance global d’Akiem technik à des fins de formation et de justification ;
  • publicité et marketing.

 

 

4.  Vos données font-elles l’objet d’un transfert ?

 

Dans notre entreprise n’ont accès à vos données que les fonctions qui en ont absolument besoin pour s’acquitter de leurs tâches, par exemple le personnel technique compétent, le dispatch et la direction. Par ailleurs, nos prestataires de service et préposés reçoivent des données à caractère personnel pour les finalités susmentionnées, à condition qu’ils en préservent la confidentialité et que le transfert des données repose sur l’un des fondements juridiques cités plus haut. Nous faisons appel à des prestataires de service à court comme à long terme pour les besoins suivants : informatique, maintenance, livraison, logistique, impression, télécommunications, commercialisation, marketing, etc. Dans tous les cas, les prestataires et préposés ne reçoivent que les informations absolument nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Ils sont par ailleurs tenus d’assurer la stricte protection et la confidentialité des données à caractère personnel que nous leur transmettons.

 

En tant que groupe actif à l’international, nous pouvons, dans le cadre de nos relations commerciales, être amenés à transmettre des données à notre société mère ainsi qu’à nos filiales. C’est notamment le cas pour des questions de comptabilité et de consolidation, ainsi que pour des raisons fiscales. La simple dénomination sociale, sans mention de l’interlocuteur et de ses coordonnées, est transmise à notre société mère ainsi qu’aux filiales du groupe Akiem, à des fins statistiques et de communication client.

 

Si, dans le cadre de notre relation commerciale, il nous arrive exceptionnellement de transmettre des données à caractère personnel à des prestataires situés hors de l’Espace économique européen (EEE), cela n’est en principe le cas que si la Commission européenne a confirmé que le pays tiers disposait bien d’un niveau de protection des données adéquat ou fournissait d’autres garanties appropriées en la matière (ex. politiques internes contraignantes de protection des données ou adoption des clauses contractuelles standard de la Commission européenne).

 

 

5.  Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

 

Dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires à des fins de traitement interne, légal ou contractuel, vos données sont obligatoirement supprimées, à moins que vous n’ayez donné votre consentement à leur conservation ultérieure ou que nous n’ayons un intérêt légitime à les conserver.

En règle générale, nous sommes obligés de conserver des données à caractère personnel au-delà du terme de la relation contractuelle en vertu du droit du commerce et du droit fiscal. Le délai de conservation varie de cinq à dix ans selon le type de document. Référence est faite à la réglementation applicable, notamment à l’article L110-4 du Code du Commerce Français.

 

Dans la mesure où nous en avons besoin comme preuve pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, nous conserverons des informations et documents revêtant un caractère personnel pendant le laps de temps autorisé, là où nous en limitons le traitement pour d’autres finalités. Cette clause s’applique notamment à la constatation et l’exécution de la garantie et des services (max. 30 ans) que vous sollicitez et c’est dans ce cadre que sont alors traitées vos données (interlocuteur, entreprise et facture/livraison concernée). Ces opérations de traitement trouvent leur fondement juridique dans l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

 

 

6.  Quels sont vos droits vis-à-vis de Akiem Holding – Akiem SAS – mgw Service SAS ?

 

Vous et vos collaborateurs disposez d’un certain nombre de droits concernant le traitement de vos données personnelles, notamment : droit d’accès aux données vous concernant dont nous disposons (article 15 du RGPD), droit de rectification (article 16 du RGPD), droit à l’effacement (article 17 du RGPD), droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD), droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) et droit d’opposition au traitement (article 20 du RGPD), notamment en cas de prospection.

 

Par ailleurs, nous vous informons explicitement que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (article 77 du RGPD). L’autorité de contrôle responsable et compétente pour notre activité est la suivante :

 

Commissaire à la protection des données et à la liberté de l’information :

 

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 place de Fontenoy

TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Contact : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

 

Les présentes sont conformes à la réglementation en vigueur au 25 novembre 2019. Nous nous réservons le droit d’adapter cette politique de protection des données en fonction de l’évolution de la réglementation ou de la jurisprudence.