Information of the processing
of suppliers and customers data

Data protection information of mgw Service GmbH & Co. KG for customers/suppliers

With this information, we give you an overview of the processing of personal data within our business relationship.

 

1.  Who is responsible for the processing of your data and to whom can you adress regarding the subject of data protection?

 

mgw Service GmbH & Co. KG

Managing Director: Michael Lautenbach / Jörg Althöfer Potsdamer Straße 9

D-34134 Kassel

Phone: +49 561 510577 0

Fax: +49 561 510577 299

E-Mail: info@mgwservice.com

 

 

If you have any questions about this privacy policy, you can contact our data protection officer:

 

Mr. Jochen König – MGK Partner mgw Service GmbH & Co. KG Potsdamer Straße 9

D-34134 Kassel

E-Mail: datenschutz@akiem-technik.com

 

 

2.  Where does your data come from and what kind of data is processed?

 

We understand as a personal date, in accordance with the legal definition of Art. 4 sec. 1 GDPR, any information that relates to an identified or identifiable natural person.

 

The processing of personal data involves any operation, such as collecting, storing, organizing, structuring, using, disclosing by transmitting, linking and deleting such data.

 

Particularly, we process data that we receive directly from you in the context of the business relationship and which are necessary for communication and contract processing. These include in particular:

 

  • Business legitimation and contact details (e.g. first and last name of the contact person, business address, e-mail address, telephone number)
  • Order and sales data (e.g. account, IBAN, customer number)
  • Documentation data to prove communication during the business relationship
  • Other socio-demographic characteristics (e.g. occupation/branch)
  • Tax data (e.g. tax number, VAT identification and EORI number for the purpose of processing the order and fulfilling legal obligations, in particular to the tax authorities)
  • Call records (as part of the use of our service hotline)

 

In addition, data on third parties are collected and processed by us, as well as from publicly available sources, in particular debtor directories, commercial registers, information agencies.

 

The data categories collected regularly from third parties and from public sources are, in particular:

 

  • The name and business address of the directors and shareholders as far as can be seen from the commercial
  • Credit data, such as scores of credit reporting agencies or entries in insolvency or debtor registers or the absence of such
  • In addition, in individual cases, we may receive further, usually solely company-related, but also personal data from you, your employees or third parties, which we do not normally collect, but when it appears appropriate to store them in the specific

 

For further information, in particular on the transfer of personal data by third parties to us or from us to third parties, e.g. information agencies, we are available as contact persons under the contact details given above. Even in cases where personal data is collected from third parties and not from you, you are generally entitled to complain to the supervisory authority.

 

 

3.  What is your data used for and on what legal basis?

 

The data processing is always carried out in accordance with the provisions of data protection law in order to fulfil first of all the contractual and legal obligations in the provision of the respective services and contract services. In addition, we use data from the initiation and processing of contracts also for needs analyses and product optimizations within the framework of legitimate interests.

 

  1. If you give your consent to the processing of personal data for specific purposes (e.g. disclosure of data to third parties), the legality of the processing under Art. 6 sec. 1 p. 1 a) GDPR follows. Consent can be revoked at any time with effect for the future. However, the revocation of consent does not affect the legality of the data processed up to the revocation or the further processing based on another legal

 

  1. In order to fulfil contractual obligations and to implement pre-contractual measures carried out on request in accordance with Article 6 (1) p. 1 b)

 

  1. Data processing is often based on a legal obligation within the meaning of Article 6 (1) 1 (c) GDPR. These include, for example, the legal requirements of the general tax code.

 

  1. Insofar as it is necessary from our point of view, we process your personal data in accordance with Art. 6 sec. 1 p. 1 f) GDPR also beyond the actual fulfilment of the contractual obligations in order to safeguard our legitimate interests or the interests of third However, this will only take place if our interests prevail after weighing up with your (possible) conflicting interests. As a rule, we act on the basis of our own economic interests.

 

Our legitimate interests for the processing of your personal data are in particular:

 

  • Execution of credit checks at credit reporting agencies
  • Collection of receivables, also in the context of assignments of debt collection
  • Obtaining extracts from the commercial register
  • Recording of service calls via the general Akiem technik service hotline for training and verification purposes
  • Advertising and marketing

 

4.  Will your data be shared?

 

Within our company, only those bodies that absolutely need the data to perform their duties get access to the data, such as the responsible technician, dispatcher and managing director. Furthermore, our service providers and vicarious agents receive personal data for the aforementioned processing purposes, if they maintain confidentiality and the transfer of data is also based on one of the above- mentioned legal bases. We commission service providers partly temporarily, partly long-term for IT services, maintenance services, suppliers, logistics, printing services, telecommunications, sales, marketing, etc. In all cases, the service providers and vicarious agents receive only the data that is necessary and absolutely necessary for the provision of individual tasks. In addition, these service providers and vicarious agents are obliged to strictly respect data protection and confidentiality with regard to the personal data they receive from us.

 

As an internationally operating company, data can also be transmitted to our parent companies and subsidiaries as part of our business relationship. This concerns in particular accounting and tax issues. The pure company name, without specifying the contact person and his contact details, is passed on to our parent and subsidiary and sister companies of the Akiem Group for statistical reasons and for the purpose of customer communication.

 

If we exceptionally disclose personal data to service providers outside the European Economic Area (EEA) in the context of our business relationship, the transfer will only take place in general if an adequate level of data protection has been confirmed by the EU Commission or if other adequate data protection guarantees (e.g. binding internal data protection regulations or agreement of the standard contractual clauses of the EU Commission) are in place.

 

 

5.  How long will your data be stored?

 

As soon as your data is no longer needed for the fulfilment of contractual legal and process-internal processing purposes, it will be deleted, unless you have given your consent for further storage or we have a legitimate interest in (further) storage.

As a rule, however, we are obliged to retain personal data for commercial and tax-related reasons beyond the end of the contractual relationship. Depending on the type of document, the period is up to six years or up to ten years. Reference is made to the relevant laws, in particular Section 257 of the German Commercial Code, Section 147 of the Tax Code.

 

Insofar as we require data and documents with personal reference as evidence for the assertion, exercise or control of legal claims, these are held by us depending on the respective limitation periods, whereby we restrict the processing for other purposes. This also applies, for example, to the assertion and processing of warranty and service claims (max. 30 years), which you submit to us and in this context we process your data (contact person, company and relevant invoice/delivery). The legal basis for these processing operations is Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

 

 

6.  What rights do you have against mgw Service GmbH & Co. KG?

 

With regard to the processing of your and your employees’ personal data,  you  have a wide range of rights, in particular the right to information about the personal data stored by us (Art. 15 GDPR), correction (Art. 16 GDPR), deletion (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR), data portability (Art. 20 GDPR) and opposition to processing (Art. 21 GDPR), in particular in the case of direct advertising. With regard to the right of access and the right of correction, the restrictions of sections 34 and 35 of the German Data Code (BDSG) must be observed.

 

In addition, there is the right to complain to the competent data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR), to which we expressly refer. The supervisory authority responsible for our operations can be contacted at the following address:

 

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Postfach: 3163

65021 Wiesbaden

Contact/E-mail: https://datenschutz.hessen.de/print_panel?nid=6

 

These indications correspond to the legal status of 25 November 2019. We reserve the right to adapt our privacy policy to changes in regulations or jurisdiction.

Datenschutzinformationen der mgw Service GmbH & Co. KG für Kunden/Lieferanten

Mit diesen Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Geschäftsbeziehung.

 

  1. 1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich und an wen können Sie sich zum Thema Datenschutz wenden?

 

mgw Service GmbH & Co. KG

Geschäftsführer: Michael Lautenbach / Jörg Althöfer

Potsdamer Straße 9

34134 Kassel

Telefon: +49 561 510577 0

Telefax: +49 561 510577 299

E-Mail: info@mgwservice.com

 

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

 

Herrn Jochen König

Straße: Potsdamer Straße 9PLZ Ort: 34134 Kassel

E-Mail: datenschutz@akiem-technik.com

 

 

2.  Woher kommen Ihre Daten und welche Daten werden verarbeitet?

 

Als personenbezogenes Datum verstehen wir im Einklang mit der gesetzlichen Definition des Art. 4 Abs. 1 DSGVO jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht.

 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen solcher Daten.

 

Wir verarbeiten vor allem solche Daten, die wir unmittelbar von Ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung erhalten und die hierfür – zur Kommunikation und Vertragsabwicklung – erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere:

 

  • Geschäftliche Legitimations- und Kontaktangaben (z.B. Vor- und Zuname des Ansprechpartners, geschäftliche Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) ersichtlich
  • Auftrags- und Umsatzdaten (z.B. Konto-, IBAN, Kundennummer) Eintragungen
  • Dokumentationsdaten, um die Kommunikation während der Geschäftsbeziehung belegen zu können
  • Sonstige soziodemographische Merkmale (z.B. Beruf/Branche)
  • Steuerdaten (z.B. Steuernummer, USt-Identifikations- und EORI-Nummer zum Zweck der Abwicklung des Auftrags und der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere gegenüber den Finanzbehörden)
  • Gesprächsdaten (im Rahmen der Benutzung unserer Service-Hotline).

 

Daneben werden Daten auch von Dritten eingeholt und durch uns verarbeitet, sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Schuldnerverzeichnisse, Handelsregister, Auskunfteien, gewonnen.

 

Die Kategorien regelhaft erhobener Daten, die von Dritten und aus öffentlichen Quellen stammen, sind insbesondere:

 

  • Name und geschäftliche Anschrift der Geschäftsführer und Anteilseigner soweit aus den Handelsregistern
  • Bonitätsdaten, wie Scorewerte von Auskunfteien oder Eintragungen in Insolvenz- oder Schuldnerverzeichnisse bzw. das Fehlen solcher
  • Daneben kann es im Einzelfall dazu kommen, dass wir weitere, in der Regel allein firmenbezogene, aber auch personenbezogene Daten von Ihnen, Ihren Mitarbeitern oder Dritten erhalten, die wir üblicherweise nicht erheben, bei denen es jedoch in der speziellen Situation angezeigt erscheint, diese zu speichern.

 

Für nähere Informationen, insbesondere zur Übermittlung von personenbezogenen Daten durch Dritte an uns oder von uns an Dritte, z. B. Auskunfteien, stehen wir unter den oben angegebenen Kontaktdaten als Ansprechpartner zur Verfügung. Auch in Fällen, in denen personenbezogene Daten bei Dritten und nicht bei Ihnen erhoben werden, steht Ihnen grundsätzlich ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

 

 

3.  Wofür werden Ihre Daten verwendet und auf welcher Rechtsgrundlage?

 

Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts, um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der Erbringung der jeweiligen Dienst- und Vertragsleistungen zu erfüllen. Darüber hinaus nutzen wir Daten aus der Vertragsanbahnung und -abwicklung auch zu Bedarfsanalysen und Produktoptimierungen im Rahmen berechtigter Interessen.

 

  1. Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. Weitergabe von Daten an Dritte), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.

 

  1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO auf Anfrage erfolgen.

 

  1. Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen Verpflichtung im Sinne von

6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen etwa die gesetzlichen Anforderungen der Abgabenordnung.

 

  1. Soweit es aus unserer Sicht erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO auch über die eigentliche Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn unsere Interessen nach Abwägung mit Ihren (etwaig) widerstreitenden Interessen überwiegen. In der Regel handeln wir aufgrund eigener wirtschaftlicher.

 

Unsere berechtigten Interessen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

 

  • Durchführung von Bonitätsprüfungen bei Auskunfteien
  • Eintreiben von Forderungen, auch im Rahmen von  Beauftragungen von Inkassounternehmen
  • Einholen von Auszügen aus dem Handelsregister
  • Aufzeichnung von Servicegesprächen über die allgemeine Akiem technik Service-Hotline für Schulungs- und Nachweiszwecke
  • Werbung und Marketingmaßnahmen

 

 

4.  Werden Ihre Daten weitergegeben?

 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung zwingend benötigen, wie bspw. der zuständige Techniker,

Disponent und Geschäftsführer. Ferner erhalten unsere Dienstleister und Erfüllungsgehilfen zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten, wenn diese die Vertraulichkeit wahren und die Datenweitergabe im Übrigen auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Wir beauftragen Dienstleister teils zeitweise, teils langfristig für IT-Dienstleistungen, Wartungsdienstleitungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Vertrieb, Marketing etc. In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig und zwingend erforderlich sind. Darüber hinaus werden diese Dienstleister und Erfüllungsgehilfen zur strikten Wahrung des Datenschutzes und zur Vertraulichkeit im Hinblick auf die personenbezogenen Daten verpflichtet, die diese von uns erhalten.

 

Als international agierendes Unternehmen können im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung Daten auch an unsere Mutter- und Tochtergesellschaften übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Fragen des Bereichs Rechnungswesen und der (Konzern-)Bilanzierung sowie steuerliche Fragen. Die reine Unternehmensbezeichnung, ohne Angabe des Ansprechpartners und seiner Kontaktdaten, wird aus statistischen Gründen und zum Zwecke der Kundenkommunikation an unsere Mutter- und Tochter- und Schwestergesellschaften der Akiem Gruppe weitergegeben.

 

Sollten wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung personenbezogene Daten ausnahmsweise an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe generell nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

 

 

5.  Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

 

Sobald Ihre Daten nicht mehr für die Erfüllung vertraglicher gesetzlicher und prozessinterner Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht, es sei denn, Sie haben eine Einwilligung zur weiteren Speicherung erteilt oder wir haben ein berechtigtes Interesse an der (Weiter-)Speicherung.

In der Regel sind wir jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus handels- und steuerrechtlichen Gründen verpflichtet. Die Frist beträgt je nach Dokumentenart bis zu sechs bzw. bis zu zehn Jahre, kann im Einzelfall aber auch länger laufen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung.

 

Soweit wir Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, werden diese von uns in Abhängigkeit der jeweiligen Verjährungsfristen vorgehalten, wobei wir die Verarbeitung für andere Zwecke einschränken. Dies gilt beispielsweise auch für die Geltendmachung und Abwicklung von Gewährleistungs- und Serviceansprüchen (max. 30 Jahre), die Sie an uns herantragen und in diesem Rahmen wir Ihre Daten (Ansprechpartner, Unternehmen und betreffende Rechnung/Lieferung) verarbeiten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

 

 

6.  Welche Rechte haben Sie gegenüber der mgw Service GmbH & Co. KG?

 

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer und der personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter stehen Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern vielfältige Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS- GVO), insbesondere bei Direktwerbung. Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG zu beachten.

 

Ferner besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), auf das wir ausdrücklich hinweisen. Die für unseren Betrieb zuständige und federführende Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgender Kontaktangabe:

 

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Postfach: 3163

65021 Wiesbaden

Kontakt/E-Mail: https://datenschutz.hessen.de/print_panel?nid=6

 

Diese Hinweise entsprechen dem Rechtsstand vom 25. November 2020. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung an